Seja para fazer alinhamentos ou para resolver problemas em equipe, as reuniões fazem parte da rotina funcional de qualquer empresa. Mas, com o tempo se tornando um recurso cada vez mais escasso, é fundamental transformar esses momentos em grupo nos mais produtivos possíveis.  

Só que nem sempre é simples fazer isso. Quando juntamos muitas pessoas em um ambiente, é bem fácil a distração acontecer e, quando você percebe, todos estão falando de tudo, menos sobre o assunto principal a ser tratado naquele momento.

Por isso, separamos 5 dicas de ouro para você fazer reuniões mais produtivas e ser cada vez mais assertivo na hora de reunir a sua equipe. 

1.Tenha um objetivo claro

É fundamental que você tenha em mente qual é o objetivo principal para fazer uma reunião. Sem isso, ela ficará sem sentido e, muito provavelmente, se transformará em um encontro para a equipe bater papo.

Seja extremamente objetivo no porquê de estarem ali reunidos e faça com que tudo converta para que se tenha uma solução ao final do encontro

2. Planeje sua pauta/agenda 

Antes da reunião acontecer, planeje exatamente os assuntos que precisam ser tratados. Isso é importante porque dá mais agilidade ao encontro e faz com que você não se esqueça de absolutamente nada que precisará ser resolvido.

Lembre-se também de divulgar essa pauta aos participantes, assim todo mundo já vai preparado para o que será conversado durante a reunião. 

3. Convoque as pessoas certas

Um projeto tem, geralmente, muitas pessoas envolvidas. E, apesar de ser muito interessante que todos estejam a par de tudo que está acontecendo, nem sempre isso é produtivo. Por isso, pense bem e chame somente as pessoas que estão diretamente ligadas ao assunto a ser tratado naquele momento.

Se você fará uma reunião de tomada de decisão, priorize os envolvidos na esfera estratégica de empresa. Se for uma reunião de status do projeto, vale a pena incluir o operacional. 

4. Determine um tempo de duração

Comece toda reunião com hora certa para acabar. Isso faz com que as pessoas sejam mais diretas, o que torna o momento extremamente mais produtivo. 

Uma boa dica para quem tem pouco tempo é fazer reuniões de pé: essa é uma tendência em empresas de TI dos EUA que vem se espalhando e se mostrando eficaz no sentido de estimular a objetividade dos participantes.

5. Documente tudo

É muito comum tudo ser resolvido na reunião, mas nada acontecer depois dela. Por quê? Nenhum dos assuntos foi documentado. 

Registre tudo que for conversado, quem é o responsável por cada tarefa ali determinada, quando ela deverá ser entregue e quais os próximos passos da equipe — você pode utilizar algumas ferramentas específicas para isso.

Só assim você conseguirá ter um indicador claro para saber se a reunião foi realmente produtiva, considerando o seu objetivo inicial. 

Usando essas dicas, você certamente fará reuniões mais produtivas e qualificar cada vez mais o seu tempo e o de toda a sua equipe

Aproveite o espaço dos comentários para nos contar quais dessas dicas você já usou e também nos recomendar algumas práticas que você tem com a sua equipe para deixar os encontros mais produtivos.