Ferramentas de gestão de tarefas são uma grande mão na roda na hora de controlar e desenvolver projetos de forma organizada e ágil. Elas começaram a ser utilizadas pelas empresas do setor de tecnologia, mas hoje já são presentes na rotina dos mais variados tipos de organizações e profissionais. Se você parar para pesquisar vai perceber que existem centenas de soluções do tipo no mercado. Mas como escolher a melhor ferramenta de gestão de tarefas para você? Leia esse artigo e descubra!

Diagnóstico das necessidades

Todos os caminhos são errados para quem não sabe para onde deseja ir. Para escolher a ferramenta de gestão de tarefas ideal é necessário que primeiro seja feito um diagnóstico da empresa. Quais sãos as suas necessidades? Qual a experiência da sua equipe com gestão de projetos? Vocês já adotam alguma técnica de produtividade como Scrum ou Método GTD? Quantas pessoas terão acesso à ferramenta?

Pense não apenas no que você precisa para agora, mas também nas necessidades em um futuro próximo. Um pouco de planejamento nunca faz mal. Fazer esse exercício de análise vai permitir que você saiba exatamente o que você procura e qual será a melhor ferramenta de gestão de tarefas para você. Além de evitar erros comuns como escolher a ferramenta mais completa, e consequentemente mais cara, do mercado e não precisar utilizar nem um ¼ do que ela oferece.

Existem ferramentas específicas para nichos de mercado. O MyTeams, por exemplo, possui funcionalidades de monitoramento via GPS, o que permite gerenciar equipes de campo com maior precisão. Além de delegar as tarefas, você atribui uma localização para a atividade e consegue acompanhar o colaborador durante todo o processo.

Segurança

Todos os dias surgem novas startups que oferecem uma “ferramenta de gestão de tarefas revolucionária”. Muitas realmente parecem extremamente interessantes, mas tenha cuidado. A ferramenta de gestão de tarefas será um ponto central do gerenciamento da equipe e provavelmente informações confidenciais dos projetos serão debatidas por lá. Por isso sempre recomendamos ter um pé atrás com as opções que acabaram de surgir, ser um early adopter pode ter um preço alto. Procure soluções desenvolvidas por empresas grandes já reconhecidas e estabilizadas no mercado.

Integração com outras soluções

Ferramentas de Gestão de Tarefas vão ajudar muito na organização e produtividade da equipe, mas obviamente ela não é uma pílula mágica que sozinha vai resolver todos os problemas da empresa. Projetos complexos necessitam de outras ferramentas e soluções, por isso é importante escolher um gerenciador de tarefas que ofereça opções de integração com outros serviços que você já utiliza como e-mail, rastreadores de tempo, etc.

Trabalho Colaborativo

Processos colaborativos de produção são mais ágeis e consequentemente mais produtivos. Hoje já não há espaço para trabalho centralizado, empresas que fazem essa opção perdem muito em competitividade. Opte por uma ferramenta de gestão de tarefas que ofereça recursos que facilitam o desenvolvimento de trabalhos em colaboração, como opções de armazenamento em nuvem com atualização em tempo real por exemplo. Recursos de compartilhamento e controles de acesso tornam a colaboração mais simples e segura.

Esperamos que essas informações ajudem você na hora de escolher a melhor ferramenta de gestão de tarefas para a sua empresa. Receba mais dicas de ferramentas e estratégias que vão aumentar a produtividade da sua equipe. Assine a newsletter!