Uma das principais preocupações do gestor está em otimizar processo de TI, ou seja, garantir maior fluidez, velocidade e retorno na execução dos trabalhos no setor, além de entregar ao cliente um produto com o menor número possível de erros.

Essa é uma ocupação válida, sendo necessária para a manutenção do setor e aumento do ROI (retorno sobre o investimento). Ao mesmo tempo, existe uma segunda demanda para a área da tecnologia: responder aos usuários dos softwares.

Equilibrar esses dois trabalhos e manter o setor produtivo é uma das exigências da gestão de TI. Vamos ver como é possível fazer isso?

Desenvolva as características de um bom gestor de TI

Algumas habilidades são necessárias para um bom gestor, como a capacidade de comunicação, o conhecimento do negócio (tanto do setor de atuação quanto do modelo de negócio da empresa), a boa gestão de pessoas, o perfil inovador e o conhecimento técnico.

De todas essas características, o gestor de TI tende a ignorar a última, focando o desenvolvimento apenas nas outras listadas. Esse é um erro grave. Quem atua nesse setor como líder precisa ter atenção aos processos, conhecê-los a fundo, para que possa gerir de forma eficiente quando e como será feita cada etapa.

Com esse conhecimento, o gestor pode direcionar cada membro da equipe de forma mais estratégica. Evita, com isso, que o setor inteiro pare seus trabalhos porque o principal profissional do projeto está atendendo a um chamado.

Quantifique as demandas

Se não fossem as chamadas externas, todo o trabalho dos profissionais de tecnologia estaria voltado para a produção e otimização dos softwares. Assim, podemos apontar que essa segunda demanda é um dificultador da primeira.

Uma forma de resolver isso é organizar os chamados, estabelecendo os tipos de dúvida que aparecem, os horários em que ocorrem e, às vezes, a necessidade de uma visita presencial. Se um padrão for encontrando pode-se trabalhar de maneira mais organizada.

Nesse caso, implementar a metodologia ITIL pode ser uma boa ideia. Essa metodologia visa trabalhar com as demandas, estruturando-as de maneira estratégica.

Utilize metodologias ágeis

Uma maneira de gerir projetos dentro do setor de TI e garantir sempre um contingente de pessoas concreto para atender às demandas, sem parar a otimização dos processos, é a divisão de tarefas.

Em vez de um profissional tomar conta de vários afazeres, é possível dividir o projeto em etapas, e cada etapa, em várias tarefas. Essa divisão, além de facilitar que as chamadas sejam atendidas sem parar a produção dos projetos, aumenta a entrega do setor — é a produtividade.

Para isso, é possível utilizar soluções que existem nos conhecimentos de gestão de projetos. Um bom exemplo de metodologia que cumpre essa função é o Scrum, que pode facilmente ser implantado pelo gestor da área.

Adote ferramentas de teste automatizado

Terminou de otimizar um processo de TI? Então é hora de testar!

É interessante, na finalização dos projetos, que seja adotada alguma ferramenta de teste automatizado. Ela pode checar erros de maneira mais rápida que os profissionais, e com isso ganha-se tempo.

Após a utilização dessa ferramenta, ainda restarão alguns erros no software, que precisam ser encontrados pelos profissionais e usuários, mas os problemas que atrapalhavam de maneira mais direta o desempenho já terão sido apontados pelo teste automatizado e serão solucionados pelos colaboradores.

Dessa forma, todo o tempo que seria gasto nos testes iniciais do software pode ser redirecionado para adiantar projetos ou atender à demanda dos usuários. Assim, esse também é um caminho para garantir o equilíbrio entre essas duas tarefas.

Dado o exposto, pode-se perceber que o gestor fica em uma corda bamba, equilibrando sua equipe para atender as diversas demandas do dia a dia. Ele acaba se tornando uma peça estratégica da equipe que, dado o seu conhecimento da área, pode pesar para que as demandas sejam atendidas enquanto o trabalho de otimizar processo de TI é desenvolvido.

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