Quantos assuntos importantíssimos você já não tratou por e-mail? Pense na ampla lista de problemas solucionados, contatos feitos e projetos desenvolvidos para entender a extrema importância dessa invenção nos dias atuais.

Muita gente diz, inclusive, que o e-mail é uma das principais vantagens da internet — e, pensando em tudo que já foi conquistado em razão dele, não dá para discordar!

Mas, para entender como usar esse recurso a favor da sua empresa, tornando processos mais eficientes e a comunicação cada vez mais assertiva e útil, é fundamental entendê-lo e tratá-lo como uma ferramenta de trabalho.

É aí que entra a importância de considerarmos as diferenças entre um e-mail corporativo e o e-mail pessoal. Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura do artigo!

E-mail pessoal X e-mail corporativo

Uma conta pessoal é aquela que a maioria da população tem, fornecida gratuitamente ou não por provedores gerais como o Gmail e o Yahoo, por exemplo.

É a conta que utilizamos para tratar de assuntos próprios, conversar com os amigos, marcar um happy hour, compartilhar vídeos de humor e mandar arquivos e fotos pessoais. Trata-se de uma conta individual, com informações confidenciais que dizem respeito somente ao dono daquele endereço.

Com o e-mail corporativo, a coisa é bem diferente. Estas são aquelas contas cujo endereço é tradicionalmente construído como “nome-do-colaborador@nome-da-empresa.com.br”, ou seja, trata-se de um veículo de comunicação oficial daquela marca.

Isso significa que cada colaborador que recebe um e-mail corporativo torna-se um porta-voz da empresa, passando a transmitir mensagens que não são unicamente do ponto de vista dele, mas que falam pela marca.

As vantagens de utilizar o e-mail corporativo

Possuir endereços de e-mail corporativo para os colaboradores é um grande diferencial para as organizações. Além disso, adotar um endereço exclusivo e personalizado pode trazer muitos benefícios para a marca. Conheça os principais a seguir:

 

Credibilidade

Sabemos que as impressões subjetivas fazem toda a diferença na construção de parcerias e na contratação de fornecedores e prestadores de serviços, não é mesmo?

Nesse contexto, a imagem transmitida por uma conta profissional possui muito mais credibilidade — construindo uma imagem de seriedade, comprometimento e qualidade para a empresa e estabelecendo-a como uma organização de atuação séria e presença no mercado.

Isso sem falar na facilidade de memorização do seu endereço: diferentemente de um servidor de e-mail pessoal, o seu cliente ou parceiro só precisará se lembrar do nome da sua empresa.

Organização

Aqui, é relevante também destacar a facilidade de organização da informação proporcionada pelo e-mail corporativo.

Isso porque, em uma conta de e-mail que trate somente de assuntos da empresa, fica muito mais simples distribuir as informações em pastas temáticas — o que, posteriormente, torna os processos de busca de dados e arquivos muito mais eficaz, seja ele feito pelo próprio dono da conta ou por terceiros, em caso de férias ou afastamento. 

 

Controle e segurança

 

Como o e-mail corporativo é uma propriedade da empresa, é permitido — e desejável — que as informações que circulam por ali sejam acompanhadas pelos gestores, de modo a garantir que a imagem da instituição seja sempre trabalhada de forma positiva.

Esse tipo de conta também permite um acompanhamento mais próximo e cuidadoso das empresas de tecnologia, que auxiliam as organizações nos processos de segurança contra invasões e transmissões de vírus.

Os cuidados com o e-mail corporativo

Ao utilizar um e-mail corporativo, o colaborador assume o papel de porta-voz da empresa. Dessa maneira, é essencial que toda comunicação feita ali seja guiada por princípios básicos como:

  • gentileza;
  •  educação;
  •  cordialidade;
  •  profissionalismo.

É muito importante, também, ter a consciência de que o e-mail corporativo deve ser utilizado exclusivamente para assuntos profissionais. Essa postura é fundamental para garantir a transmissão de um bom posicionamento de marca e, consequentemente, novas conquistas para a empresa.

Outro cuidado a ser tomado é o de nunca deixar de responder as mensagens em sua caixa de entrada. Isso poderá abalar a credibilidade daquele que lhe enviou o e-mail em relação à marca ou empresa que você representa.

Mesmo que a mensagem não tenha sido originalmente destinada a você, é interessante avisar ao remetente que o e-mail foi encaminhado a pessoa errada. Trata-se de uma questão de etiqueta.

Por último, jamais cadastre o e-mail corporativo em sites de compra ou que fiquem enviando mensagens que nada tenham a ver com a sua empresa ou seu setor. Isso fará com que suas caixas de entrada, spam e lixo eletrônico fiquem sempre lotadas, além de se tratar de algo incômodo e totalmente desnecessário.

As boas práticas ao usar o e-mail profissional

Para não errar na hora de utilizar o e-mail profissional, confira abaixo 5 boas práticas que você precisa adotar ao trabalhar com essa ferramenta:

1. Seja claro e direto no assunto do e-mail

A decisão do destinatário de abrir ou não o seu e-mail está fortemente relacionada com a descrição do assunto. Por isso, seja o mais claro e direto possível na hora de nomear esse campo. É preciso que o leitor saiba do que se trata a mensagem antes mesmo de abri-la.

2. Não use sempre o “responder a todos”

O recurso “responder a todos” é muito interessante quando se trata de uma mensagem para muitas pessoas envolvidas em um mesmo projeto, por exemplo. Entretanto, isso não quer dizer que ele deva sempre ser utilizado.

Ninguém quer ter sua caixa de entrada lotada por mensagens que foram enviadas para mais de vinte pessoas ao mesmo tempo sem nem ter nada a ver com o assunto, certo? 

Além disso, como é comum que as pessoas recebam notificações em seus smartphones e em pop-ups que ficam piscando na tela do computador, ficar recebendo e-mails irrelevantes a toda hora pode ser algo bastante incômodo.

3. Seja ágil ao responder os e-mails

O e-mail profissional não é como o seu e-mail pessoal ou aquele aplicativo de mensagens instantâneas que você abre e responde quando quer.

Muitas vezes, haverá questões urgentes para serem tratadas e com diversos remetentes aguardando sua resposta. Por isso, procure responder rapidamente as mensagens, nem que seja apenas para dizer que verificará a questão e retornará mais tarde.

4. Use o vocabulário adequado

A internet fez as pessoas adquirirem muitos vícios na escrita, como as abreviações e a informalidade excessiva, que são inadequadas no ambiente profissional. Tenha cuidado, assim, com o vocabulário utilizado no e-mail corporativo, uma vez que se trata de um meio oficial da sua empresa.

Evite, também, o humor nas mensagens. É comum que isso possa ser mal compreendido ou soar ofensivo.

5. Cuidado com as informações trocadas

O e-mail corporativo pode ser facilmente acessado pelas ferramentas utilizadas pela empresa e não exige privacidade, como é o caso do seu e-mail pessoal. Por isso, não o utilize de forma indevida ou negligente, pois poderão haver consequências de acordo a Lei Anticorrupção (nº 12.846/14) e o art. 932, inciso III, do Código Civil.

No artigo de hoje, ficou fácil perceber como o e-mail corporativo é uma ferramenta essencial, tanto em empresas de pequeno como de grande porte. E você, conhece mais alguma dica ou boa prática a ser adotada na utilização desse recurso? Deixe seu comentário e entre para a conversa!