A ausência de uma gestão de tarefas eficiente cobra um preço muito alto das empresas. A revista Exame citou em um artigo a opinião de Raphael Carvalho, presidente da empresa Alexander Proudfoot no Brasil — instituição que há 68 anos estuda a produtividade das organizações. Ele culpou as companhias pela pouca produtividade dos seus colaboradores, que devido à falta de processos bem estruturados, trabalham além do que é necessário.

Então, se faz necessário uma estrutura eficaz de gestão de tarefas, a fim de organizar e agilizar os processos de um negócio. Mas como atingir esse objetivo? Neste post, vamos explicar como um gerenciador de tarefas pode ajudar a sua empresa nessa meta. Acompanhe!

O gerenciador de tarefas

É um software desenvolvido para organizar os processos de um negócio visando o cumprimento de tarefas no prazo determinado. E como já citado, essa prática é desafiadora, principalmente quando falamos sobre a gestão de e-mails — visto que muitas organizações usam essa ferramenta para informar os colaboradores sobre tarefas a realizar, prazos de entrega, andamento do serviço, pendências, etc.

Sendo assim, se a instituição não implantar um sistema de gerenciamento de tarefas que administre os e-mails corporativos, o resultado pode ser caótico.

Para evitar isso, o ex-presidente da Bombril, Marcos Scaldelai, disse, no artigo já citado da revista Exame, que implantou na instituição uma aplicação virtual para gerenciar as demandas de serviço, que alerta aos colaboradores sobre o andamento das tarefas e o prazo para finalizá-las. Depois da instalação do software, a velocidade e a gestão dos trabalhos melhoraram muito.

Vimos até agora que um software de gestão de tarefas pode ajudar na administração dos e-mails corporativos. A partir daqui, vamos nos aprofundar mais para entender como esse sistema beneficia as várias etapas da administração das mensagens eletrônicas da empresa.

Controle dos e-mails

Imagine um gestor que precise administrar várias equipes com projetos diferentes e que necessite manter seus superiores informados por meio de relatórios sobre o andamento de cada um dos projetos. Para isso, ele envia e-mails  a todos os envolvidos no trabalho e tenta organizar as mensagens em diferentes pastas para não perder nenhuma informação.

Essa rotina ainda é parte do tempo gasto por muitos gestores durante o horário do expediente, mas ao adotar um sistema inteligente de controle de tarefas, todo esse trabalho manual é feito pelo software.

Dessa forma, as mensagens eletrônicas corporativas são organizadas e distribuídas para a equipe responsável pela tarefa e notificações sobre a execução do trabalho são geradas automaticamente.

Interação da equipe

O sistema de gestão de tarefas aumenta a participação colaborativa de toda a equipe. Como todos os envolvidos em uma tarefa são informados por meio de e-mails sobre o progresso de um projeto, a troca de informações aumenta, visando atingir os melhores resultados.

Sendo assim, o gestor acompanha de perto como sua equipe está desenvolvendo a tarefa, identificando desafios que precisam ser enfrentados e ideias que podem aprimorar os serviços.

Mobilidade

A computação em nuvem permite que o sistema de gerenciamento de tarefas seja acessado pelos colaboradores, não importa onde estejam, de modo que um empreendimento não precisa ser interrompido porque alguém da equipe está em viagem ou fora do ambiente de trabalho. Uma vez que as informações sobre o projeto continuam a chegar para todos os membros da equipe, os prazos serão respeitados.

Sendo assim, se a sua empresa ainda não implantou um software de gestão de tarefas e, por isso, continua administrando os e-mails corporativos manualmente, aproveite essas informações sobre os benefícios do sistema e leve essa ferramenta incrível para o seu negócio.

Esse post te ajudou a entender como o gerenciador de tarefas pode organizar os e-mails da sua empresa? Então aproveite para curtir a nossa página no Facebook e ficar por dentro de outros conteúdos como este!