Um gestor precisa de muita organização para conseguir lidar com todos os seus compromissos, otimizar o tempo e agregar os recursos necessários para conseguir alcançar os objetivos profissionais.

Deseja aumentar a produtividade? Conheça algumas dicas e ideias de como fazer uma gestão de agenda eficaz:

Defina um modelo de gestão de agenda

O melhor formato de agenda é o que funciona para você. Cada um tem seus hábitos e necessidades diferentes específicos, por isso não devemos procurar um modelo único e mágico que funcione para todos.

Em uma rápida pesquisa pela internet, é possível encontrar diferentes opções de matrizes de organização de tempo e modelos de agenda que devem ser adotados por gestores. Procure o que melhor se adapta à sua rotina.

Mesmo com essa variação, já é quase consenso que uma das mais práticas ferramentas para gestão de tempo é a Google Agenda. Isso porque a ferramenta traz possibilidades de integração com os outros serviços da gigante da tecnologia, como o Gmail, e oferece uma boa usabilidade em diferentes plataformas, como PCs, smartphones e iPads.

Se você não tem nenhum modelo de calendário que funcione para programar sua semana, recomendamos começar pela Google Agenda.

Separe os compromissos profissionais e pessoais

Misturar compromissos pessoais e profissionais em curtos intervalos de tempo é a melhor forma de não ser eficaz em nenhum dos dois campos da vida.

Na Google Agenda é possível criar um calendário mestre formado por diferentes calendários individuais agregados em um único local. Você conseguirá montar uma agenda diferente para atividades pessoais e profissionais, mas sem o risco das atividades de diferentes naturezas entrarem em conflito de horário entre si.

Uma dica de ouro é personalizar a cor de cada calendário individual para que as atividades de cada um fiquem facilmente diferenciáveis ao olharmos o Calendário Mestre da Google Agenda. Se usar você uma agenda de papel, tente usar canetas de cores diferentes ou qualquer outro meio de diferenciar os compromissos pessoais e profissionais.

Agendas compartilhadas

Tenha uma agenda compartilhada com toda a sua equipe e saiba sempre os compromissos de cada colaborador. Assim, se algum deles precisar saber se você está disponível, basta ele conferir na agenda.

Esse calendário compartilhado pode ser desde um simples mural dividido por dias da semana em uma área comum da empresa até algum aplicativo de gestão de agenda. Essa é uma opção especialmente interessante ao se trabalhar com equipes remotas.

Na Google Agenda, diferentes usuários podem compartilhar uma mesma agenda, bastando para isso terem um endereço no Gmail.

Não esqueça que imprevistos acontecem

Evite frustrações na sua gestão de agenda: marque os compromissos espaçadamente. Se montamos uma agenda com diversas atividades acontecendo em sequência, sem intervalos entre uma e outra, basta um pequeno erro de planejamento para que um compromisso atrase e, com o efeito dominó, todas as tarefas daquele dia atrasem também.

Sempre leve em consideração a possibilidade de imprevistos, como engarrafamentos, problemas na conexão com internet e adversidades climáticas. Uma agenda bem planejada precisa ter margem para reajustes sem causar maiores transtornos.

Essas são as nossas dicas para realizar uma gestão de agenda eficiente que colocará você e toda sua equipe na mesma página.

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