Utilizar meios pouco confiáveis para armazenar e gerenciar as informações produzidas no dia a dia de uma empresa pode levar a sérios problemas de segurança e privacidade dos dados. A gestão de arquivos sem um suporte tecnológico pode limitar o crescimento de um negócio e dificultar que processos e atividades operacionais possam ser executadas de forma mais ágil e eficiente.

O armazenamento de planilhas na nuvem permite o acesso a dados e informações de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que haja conexão com a internet e uma senha e usuário para acesso. Assim, é possível ter em mãos planilhas específicas e atualizadas em tempo real.

Vejamos 4 vantagens de colocar suas planilhas na nuvem. Acompanhe!

Mais segurança

O grande pesadelo de empreendedores é ter as informações da empresa perdidas, extraviadas ou mesmo comprometidas por falhas humanas ou mecânicas — como problemas no computador ou em qualquer outro dispositivo físico utilizado para armazenar as planilhas do negócio.

Imagine estar há dias digitando os dados das vendas de um determinado período numa planilha e, de repente, todas as informações são completamente perdidas na ocorrência de uma simples queda de energia, por exemplo. E mesmo que a empresa tenha uma política de backups, as cópias de segurança nem sempre estão atualizadas.

Com o armazenamento de planilhas na nuvem é possível ter a segurança de que, em eventuais falhas e acidentes, as informações estejam salvas, disponíveis e atualizadas.

Compartilhamento facilitado

Compartilhar planilhas por e-mail ou mesmo salvar em dispositivos físicos várias versões pode levar facilmente à utilização de arquivos diferentes ou mesmo de informações defasadas. No fim, qual é a versão mais atualizada?

Para não cair em armadilhas como essas é fundamental contar com um sistema de compartilhamento de planilhas na nuvem que possibilite as edições serem realizadas diretamente no documento original, devidamente assinadas e salvas por quem realizou as alterações.

Assim, todos os envolvidos podem visualizar o mesmo arquivo e trabalhar nos mesmos dados, sem comprometer a qualidade das informações geradas.

Espaço de armazenamento expansível

Computadores possuem espaços na memória limitados, o que pode gerar um enorme problema caso a empresa trabalhe com um grande fluxo de informações diárias, podendo travar o sistema, não ter espaço para novos arquivos ou mesmo parar de funcionar.

A grande vantagem do armazenamento de planilhas na nuvem está na economia de espaço nos discos rígidos e cartões de memória. Ou seja, todos os arquivos ficam armazenados em servidores externos, como numa espécie de disco virtual, podendo ser visualizados, acessados e editados no ambiente on-line.

Muito além de reduzir os espaços é a redução de custos com a eliminação da compra de pendrives, HDs externos e cartões de memória, sem contar os gastos com estruturas. Com o armazenamento em nuvem tudo isso passa a ser dispensado.

Mobilidade

Aderir ao armazenamento de planilhas na nuvem ajuda ainda mais na otimização da produtividade, principalmente pela integração a bons aplicativos móveis e aos principais sistemas operacionais.

Assim, é possível acessar arquivos e planilhas do tablet ou smartphone e trabalhar com os dados da empresa mesmo longe do local de trabalho ou distante de um computador.

Com isso, as tarefas prioritárias podem ser realizadas de forma mais eficiente, eliminando atrasos e erros decorrentes de problemas de comunicação e, ainda, aumentar a produtividade.

E aí, sua empresa já aderiu ao compartilhamento de planilhas na nuvem? Saiba mais acessando este outro post: 5 vantagens do armazenamento de arquivos na nuvem!