Você já passou por alguma situação complicada tentando abrir um arquivo em um formato não suportado? Ou tentando obter uma informação importante para uma reunião fora do escritório? Ou, quem sabe, consolidando um relatório com diversas fontes de informações e padrões diferentes? Se você passou por alguma dessas situações embaraçosas, entende a importância de saber como gerenciar arquivos e otimizar o fluxo de trabalho na sua empresa.

Como resposta a esses problemas, a computação em nuvem se tornou essencial para qualquer empresa que pretenda agregar segurança, flexibilidade e agilidade aos seus processos corporativos. Basicamente, as informações são armazenadas em servidores e podem ser acessadas de qualquer lugar do planeta que tenha acesso à internet.

Algumas iniciativas foram criadas para ajudar as empresas a organizarem e compartilharem suas informações em nuvem. Uma das referências no assunto é o Google Apps for Work. Se você deseja gerenciar arquivos utilizando o Google Apps, seguem alguns passos que te ajudarão a começar:

Como funciona o Google Apps?

Desenvolvido pela maior especialista em buscar e apresentar informações pela internet, o Google Apps for Work contém uma série de ferramentas que permitem gerenciar e compartilhar e-mails, arquivos, compromissos e criar alertas de tarefas e prazos, por exemplo.

Tudo funciona on-line e de forma confiável, pois a Google é a marca líder no setor de infraestrutura segura na nuvem.

Como começar a gerenciar arquivos em nuvem?

Crie uma pasta de nível superior

Essa pasta vai simplificar o gerenciamento e a manutenção dos documentos da organização. Ela pode conter os arquivos de interesse geral da empresa e seu acesso de edição deve ser limitado.

Crie subpastas

Configure subpastas para cada departamento e dê permissões de acesso para a equipe, de acordo com os departamentos nos quais cada profissional atua. Uma boa forma de distribuir permissões e compartilhar arquivos é criando grupos.

Você pode criar um grupo chamado “Marketing”, por exemplo, adicionar pessoas e depois dar acesso à subpasta “Marketing” para o grupo. Dessa forma, a administração de permissões fica centralizada e mais fácil de ser gerida. Se uma pessoa sair da equipe, basta retirá-la do grupo, assim como incluir novos membros.

Determine o tipo de acesso dos usuários

É importante definir o tipo de acesso que os usuários terão sobre as pastas. Assim, se a equipe de vendas precisar de informações do departamento de marketing, basta configurar o acesso para que tal equipe apenas visualize o que está na pasta “Marketing”. A equipe terá acesso ao conteúdo, mas não poderá alterá-lo. Isso permite que as informações circulem pela empresa com segurança.

Crie arquivos em nuvem diretamente pelo Google Apps

O Google Apps oferece ferramentas de criação de documentos, apresentações, planilhas e formulários diretamente na nuvem. Os arquivos criados na plataforma podem ser editados em tempo real por mais de uma pessoa, isso acelera a criação do material e evita a criação de dezenas de versões para uma consolidação final. 

Pronto! Agora basta criar os arquivos da sua empresa e observar a correspondência entre o departamento e a pasta criada. Você terá os dados da sua organização armazenados e prontos para serem compartilhados e acessados com facilidade em qualquer lugar.

Quer saber mais como gerenciar arquivos e como o Google Apps pode auxiliar o seu negócio? A IPNET é um dos principais parceiros do Google na América Latina em fornecimento de aplicações na nuvem. Assine a nossa newsletter e veja como podemos colaborar com o seu negócio!